VALÈNCIA. Simplificar y agilizar la Administración ha sido uno de los principales objetivos del Consell de Carlos Mazón desde principio de legislatura. Y, para ello, en octubre de 2023, el gobierno valenciano nombró a Francisco Ortega (Biar, 1992) como nuevo director general de Simplificación Administrativa con el reto de digitalizar y adelgazar los largos procesos y acercar lo público a la ciudadanía. Año y medio después, ha habido avances, especialmente con la aprobación del conocido como Plan Simplifica, que finalmente se aprobó en julio de 2024 como proyecto de ley. No obstante, siguen quedando grandes asuntos por delante, especialmente en materia energética o de servicios sociales.

Y ello, sumado al gran reto de gestionar el ingente volumen de ayudas lanzadas tras la Dana del pasado 29 de octubre. Sin embargo, lejos de dificultar su labor, la emergencia ha agilizado procesos e, incluso, ideas, ya que la inmediatez que se requería ha llevado a atreverse a lanzar medidas que en momentos más de sosiego hubieran sido meros testeos. "La Dana nos ha ayudado a validar ciertas ideas que teníamos en mente", subraya Ortega, quien explica que muchas de las herramientas que tenían pensadas pero que en una situación de normalidad hubieran "costado meses", se lanzaron en ese momento, por lo que la catástrofe "aceleró esa simplificación". "Con las emergencias lo que acaba pasando es que das un salto cualitativo", remarca.

- ¿Por qué era necesaria una dirección general para la simplificación?

- En mi caso nunca había trabajado para la administración. Era un mundo nuevo, y la verdad es que, cuando entré aquí, una de las cosas que más me sorprendió era la falta de una estrategia única. De un camino a seguir para toda la Generalitat. Cada conselleria era un nicho y cada uno trabajaba por su cuenta. El presidente tuvo una gran idea al crear esta dirección general y, sobre todo, de ponerla a su cargo. La realidad es que se han dado otros intentos en el pasado para poner en marcha una dirección general de simplificación, pero no tuvieron algo que aquí ha sido crítico, que es la voluntad política. Al final, las capacidades técnicas las encuentras, pero sin voluntad política no vas a ningún sitio.

- ¿Cuáles fueron los primeros problemas a resolver?

- Uno de los problemas que nos encontrábamos era el tecnológico. Entrabas a los procedimientos y encontrabas mucho desfase, aunque muchos mantenían papel, sorprendentemente. Además, faltaba una visión estratégica. La Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTIC) son técnicos. Luego, están los funcionarios de cada procedimiento y las conversaciones entre ellos acaban derivando en sistemas bastante reguleros. Ahí, hemos definido una estrategia general para la Generalitat. El Plan Simplifica coge parte de los proyectos que tenía en un cajón la DGTIC por falta de impulso. Porque al final siempre necesitaban a alguien que les llevara de la mano, porque son técnicos, pero no podían entrar a todos los sitios. Por eso, hemos cogido los proyectos que considerábamos más relevantes para esa visión transversal que le queríamos dar desde el Plan Simplifica, los hemos hecho nuestros y creo que con muy buenos resultados.

- ¿Y cuáles son estos proyectos más relevantes a nivel tecnológico?

- Pues teníamos una carpeta ciudadana bastante regular, ya no solo visualmente, donde había mucho margen de mejora, sino a nivel de funcionalidades carece de lo básico que debería tener. Hablábamos mucho de transparencia en el pasado, pero no somos nada transparentes cuando ninguna solicitud ni ningún expediente aparece en tu carpeta ciudadana. Ya no solo eso, es que si aparece, no eres capaz de entender si es una notificación, si es que has abierto una solicitud y no sabes muy bien lo que está pasando. Ahí, hemos trabajado con la DGTIC para un rediseño que sea más accesible. Se trata de una primera versión. Al final, algo que me impactó mucho al llegar, es que se trabaja con proyectos completos. Entonces, esperaban a tener un proyecto que duraba cuatro o cinco años y, cuando lo sacaban, se daban cuenta de que no cumplía con lo que esperaban. Ahora, lo que hacemos es trabajar más en sprints. Vamos sacando versiones y lo que funciona lo dejamos y, lo que no, lo apartamos. 

En cuanto al gobierno del dato, la DGTIC tenía un proyecto que se llamaba Anima y que estaba guardado en un cajón porque nadie quería asumirlo. Al tener las primeras reuniones, vimos la gran cantidad de información que recogíamos, pero que había desgobierno. Cada vez que abres una solicitud, recoges un montón de datos, que son siempre los mismos, pero como están estancos dentro de una base de datos o un expediente no los podemos reutilizar. Ya tenemos algún borrador de modelo del gobierno del dato y, en base a éste, lo iremos trabajando para conseguir sacar toda esta información y reutilizarla. No solo para cosas internas, sino para la ciudadanía. Ésta aporta numerosas veces la misma información y queremos pueda reutilizarla. 

Otro de los temas son los portales, como el de gva.es. Estamos trabajando para rediseñarlo y cambiar la imagen. El formato será parecido al del Canal Empresa o el de la Dana, pero ahí queremos dar un salto en los próximos meses. La DGTIC tenía su proyecto Ciudadanía 360, pero no tenía fuerza para ir a Promoción Institucional y cambiar todo esto. Faltaba estrategia a nivel general, y esto es lo que hemos intentado aportar. 

- ¿Qué novedades incluye la carpeta ciudadana?

- La idea de la carpeta ciudadana es que nosotros tengamos una herramienta para comunicarnos con la ciudadanía de manera transparente. Ahí, hemos trabajado el rediseño para que el portal sea accesible. Estamos facilitando la manera en la que se trabaja la representación. Todos los gestores que, a día de hoy, trabajan con empresas, lo tenían complicado. Para ello, hemos creado un módulo para gestionar estas representaciones. Por otro lado, como no somos capaces de reutilizar la información, en la carpeta ciudadana podrás ver los últimos documentos que has subido. Y te la puedes descargar estés donde estés y adjuntarla en otro procedimiento. Es una manera de salvar el escollo.

- ¿Y la parte normativa?

- El año pasado sacamos varias cuestiones. El decreto ley 7/2024, que acabó siendo ley en diciembre. También el decreto de registro de personal funcionario habilitado que, en la Dana, nos ha cambiado el modelo de trabajo y estamos pensando en cómo aplicarlo a los procedimientos que afectan a personas físicas que no están obligadas a tratar electrónicamente con la administración. Hace poco también sacamos un decreto interno de simplificación administrativa y transformación digital, que regulaba cuestiones pendientes más técnicas. Y de ahí se derivaban algunos futuros proyectos en los que estamos trabajando, como un decreto que regula la manera en cómo se hacen los formularios electrónicos, otro de los problemas por los que no somos capaces de reutilizar la información. Estamos trabajando en una política de identidad y firma, en la que queremos ver hasta dónde podemos llegar.

En mi caso nunca había tenido que tratar con la administración, por lo que no tenía ni certificado digital cuando llegué aquí. Para mí fue un choque muy bestia el tener que ir a un sitio físicamente a que me dijeran que yo era yo y me dieran mi certificado digital. Sin embargo, luego vas al banco y te envían un SMS para firmar una hipoteca, pero no pueden solicitar un duplicado de la tarjeta de familia numerosa sin un certificado digital. Ahí, estamos trabajando para bajar esos niveles y favorecer la inmersión en lo electrónico de las personas.

- ¿Es necesario reducir la brecha digital con la población?

- Uno de los proyectos que tenemos también en el Plan Simplifica es la lucha contra la brecha digital. Se ha trabajado mucho en intentar acercar a la gente a la administración, pero la administración no ha trabajado nada en acercarse a la gente. Invertimos muchos millones de euros dando cursos sobre cómo encender un ordenador e invertimos poco en acercar la administración. Estamos planteándonos cómo llegar a las personas de manera más sencilla. Qué sabe ya la gente que nos permita llegar por los canales que ya conoce, como WhatsApp.

- ¿En qué áreas de la administración hacía o hace más falta simplificar?

- Había dos áreas que nos llamaron mucho la atención. La primera fue servicios sociales, por el estado de abandono que tenía. Los funcionarios están muy implicados, pero faltaba una visión de cómo cambiar los procedimientos de manera más eficiente. Entonces, al final, se ha hecho una bola y nos encontramos con unos Servicios Sociales donde la dependencia, la renta valenciana, la discapacidad o los servicios de alquiler, tarda todo más de un año en resolverse. 

Tanto ahí como en todos los temas más complejos que generan actividad económica como medio ambiente, renovables, territorio o urbanismo, por ejemplo, normalmente requieren que intervengan muchos órganos administrativos y entonces comienzan retrasos e idas y venidas. Ahí hemos sacado un contrato para simplificar procedimientos que ya estamos ejecutando con dos lotes. Uno para servicios sociales y otro para los temas más relacionados con el mundo de la empresa.

- ¿Qué balance hace del año transcurrido desde que se presentó el Plan Simplifica?

- Hemos conseguido casi todo lo que nos habíamos propuesto. La gente me decía que estaba loco por calendarizar lo que iba a hacer y diría que, si hay algo que no hayamos cumplido, estamos en vías de hacerlo. Y otras que hemos adelantado. Además, hemos tenido una Dana por medio que nos ha afectado, pero el balance es muy positivo. Cuando llegué aquí, la situación de escepticismo alrededor del proyecto era brutal. Y hay una labor de gestión el cambio a nivel cultura, que al final es una tarea de ir todos los días e insistir. Para diseñar el plan hicimos más de 300 reuniones. Eran tres reuniones por día hábil desde noviembre hasta marzo. Y aunque al principio había mucho escepticismo, luego se empezó a ver el impacto. 

Pedimos a toda la Generalitat que las subvenciones fueran por acto administrativo en vez de por orden o decreto, y esto ha acelerado una barbaridad. Estamos sacando la ayuda del bono joven al alquiler en marzo, eso no había pasado en la historia. Porque hacer una orden o un decreto lleva una cantidad de tiempo que no lo lleva una resolución. Eso nos lo han agradecido todas las direcciones generales a las que hemos ido. En Vivienda propusimos simplificar cómo se daban las ayudas al alquiler, porque es un tema bastante crítico. Tú no podías pagar el alquiler en enero de 2023 y hasta que te pagaba la administración la ayuda pasaba año y medio. Nos sentamos con la conselleria, intentamos repensar el proceso y la convocatoria de 2024 salió en septiembre se cerró a principio de octubre y en diciembre se resolvió. Redujimos el tiempo un 75%. Pero es que nos sentamos a rellenar el formulario de 2023 y, una anécdota, es que no fuimos capaces de completarlo nosotros. Entonces, hicimos una labor de repensarlo.

Luego, había un montón de recursos humanos leyéndose los contratos de alquiler en 2024. Entonces, hablando con DGTIC, cambiamos el concepto y pasamos a leer el contrato con la inteligencia artificial. Ésta comprueba lo que chequeaba el gestor y, si algo no lo encuentra o no está seguro, entra una persona. Ahí, la reducción del tiempo ha sido brutal. Y luego, todo el tema de la Dana, donde hicimos cosas que la gente no es consciente de lo complicado que es. La ayuda a los vehículos la planteamos de tal forma que, si tú metías tus datos bien y no había dudas, en 24 o 48 horas tenías el dinero en tu cuenta. Eso es algo que no había pasado jamás. En estas ayudas conseguimos que, si estaba todo bien, no hubiese intervención humana. Eran cuatro check que se consultaban a dos o tres administraciones y el resultado fue muy bueno.

-  ¿Qué modificaciones a nivel económico se han consumado?

- En la ley de 2024 había un apartado en el que cada dirección general modificó lo que consideró. En la parte de energía se dio una vuelta a la normativa. En marzo también aprobamos el decreto de entidades colaboradoras de certificación y entes habilitados. Hemos sido los primeros en regularlo en España. La gente lo tenía  mencionado en leyes pero no regulado como nosotros, y esto busca fomentar la colaboración público privada. En estos procedimientos tan complejos tenemos identificados que uno de los problemas es la información que entra en la administración, ya que no cumple con los requisitos que quiere el funcionario. Se invierte mucho tiempo, a veces incluso años. Entonces, se trata de que el funcionario diga cómo quiere ese proyecto y habilitar a las asociaciones para que acrediten que éstos cumplen con el protocolo. 

-¿El uso de las entidades colaboradoras se ampliará más allá de renovables o licencias de obra como, por ejemplo, a los proyectos de residencias de mayores o las calificaciones de VPO como reclaman desde estos sectores?

-He estado hablando con las residencias para ver si desde el colegio de arquitectos pueden colaborar. También con Patrimonio Cultural porque a veces son ellos un poco el cuello de botella. En Vivienda se está trabajando también en ello. Por otro lado, está también las autorizaciones ambientales integradas para las granjas, que son procesos súper complejos y que en función del negocio se requiere unas cosas u otras. En ese tema trabajamos, igualmente para facilitar.

-Por tanto, ¿la intención sí es ampliar esa colaboración externa hacia otros sectores?

-Sí se quiere extender a más, pero necesitamos es que cada sector que lo quiera utilizar nos avise y nosotros lo habilitamos. Hay que trabajar ese protocolo de verificación con el funcionario, que es quien revisa los proyectos para ver cómo quiere que le entren las cosas. En el pasado había una figura similar, pero la verdad que no tuvo mucho éxito porque al final cada expediente lo sellaba un colegio profesional en base a su criterio, que muchas veces no es el mismo que el que tiene el funcionario y no agilizaba. Por tanto, la idea ahora es que el colegio certifique, pero en base al criterio del funcionario. Es algo teórico, de momento, pero creo que viendo las ECUs, el proceso será similar.

-A la hora de cambiar normativas, ¿cómo casan los objetivos de la Generalitat con la legislación estatal o municipal?

-Estamos atados a lo que diga la ley básica y las directivas europeas. Las reglas de juego son las que hay y siempre puedes apretar hasta donde te deja una ley estatal o donde dice Europa porque desde la autonomía no tenemos capacidad. He estado en Bruselas y les he contado lo que tenemos y estamos haciendo, pero no dejamos de ser una región dentro del montón que hay en Europa.

A nivel autonómico, lo que intentamos es simplificar la autonomía en la medida de lo posible e intentar ayudar a las entidades locales a que se sumen al proyecto y que, por lo menos, hacia abajo seamos una administración única. De hecho, estamos trabajando en un convenio con las Diputaciones y la Federación Valenciana de Municipios y Provincias, para unificar criterios y que los ayuntamientos se puedan adherir.

-Entrando en casos concretos de sectores, desde la construcción y el comercio se quejan de un atasco de 15.000 expedientes en las autorizaciones para conexiones eléctricas. ¿Cómo se va a simplificar el trámite para desbloquear este tapón?

-Estamos trabajando con la Dirección General de Energía para buscar una solución a eso. A día de hoy, el trámite es un PDF que rellenas y metes, lo que implica que alguien lo tiene que coger y picar al sistema. Ahí, estamos perdiendo una guerra porque si cuesta 10 minutos y tienes 15.000 expedientes… Esto, por ejemplo, lo vamos a modificar con el trámite electrónico para que se abra el expediente directamente y no tengas ahí recursos en tareas que no aportan ningún tipo de valor. Al final, uno de los principales problemas a nivel general en la Generalitat es la entrada de información, que es manual y eterniza los procedimientos. Por ello, si se introduce bien desde el principio, los problemas posteriores prácticamente se resuelven solos y ahí estamos trabajando.

Por otro lado, en la información que revisa un funcionario, estamos viendo hasta qué punto la podemos automatizar para que las verificaciones que se hacen se puedan hacer automáticamente. Con ello, lo que buscamos es que, a partir de ahora, lo que entre vaya por ese canal. También, estamos viendo cómo hacer para que lo que ya está en el sistema pase a ese nuevo canal. En este sentido, de esos 15.000 expedientes, buena parte son de Iberdrola, que al final es un solo cliente, pero ya hemos hablado con ellos y están dispuestos a volver a rellenar el formulario para que así sea. Por tanto, total predisposición por su parte y mi esperanza es que una vez pase el verano podamos resolver esta situación porque es un tema crítico y no podemos tener viviendas acabadas y vacías.

-¿Qué otros cuellos de botella han detectado?

-Los principales problemas que detectamos estaban en servicios sociales y a nivel de procedimientos para las empresas. Para eso, sacamos un contrato, que ya está adjudicado. En concreto, en servicios sociales estamos trabajando en mejorar la dependencia, la renta valenciana de inclusión, la evaluación de la discapacidad, que son procesos que se eternizan, y en facilitar autorizaciones de residencias. Son procedimientos a nivel social que tienen mucho impacto en la sociedad y que el estado en el que nos los encontramos tenía mucho margen de mejora. Por tanto, estamos planteando ciertas medidas, tanto transversales para todos los servicios sociales, como concretas para cada procedimiento para que en los próximos 6-7 meses se note un cambio sustancial. 

A nivel empresarial, lo mismo, en cuestiones como energía, con lo que comentábamos de conexiones como en placas fotovoltaicas. También en agilizar las autorizaciones ambientales integradas, los permisos de centros educativos o de transportes escolar. Estamos en proceso de simplificarlos también con otro contrato adjudicado porque son dos lotes diferentes. La idea es que se vean resultados en los próximos meses. 

-¿En qué consisten estos contratos? 

-Son dos contratos; uno para servicios sociales y otro para empresas con una duración de entre cuatro o cinco meses cada uno. Están divididos en tres fases. La primera es para entender el proceso actual, la siguiente es para proponer mejoras desde el aspecto tecnológico y el normativo, por si hay que modificar alguna legislación, y también desde el aspecto más del proceso. Ya la tercera fase consiste en el seguimiento de esas mejoras que se han propuesto. A partir de ahí, las siguientes mejoras que queden por implantar las haremos nosotros desde la dirección general, hablado con la Dirección General de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DGTIC), para priorizarlas y sacarlas adelante en el menor tiempo posible.

-¿A quién se adjudicó estos contratos y de qué importe son?

-El de servicios sociales se lo llevó NTT y el otro lote, el de empresas, está adjudicado a EY. El importe total del contrato con los dos lotes son 140.000 euros, unos 60.000 euros cada uno más IVA. Al final, lo que se propone es simplemente revisar procedimientos y proponer esas mejoras.

-¿Cómo ha sido la reacción de los funcionarios a toda esta transformación? ¿Se han encontrado reticencias?

-Con el tema de las ayudas al alquiler que he comentado ahora solo quieren que vayamos a ayudar (risas). Al principio, sí que es cierto que hubieron ciertas reticencias por al final uno piensa que tiene la mejor manera de trabajar y es normal. Nosotros simplemente lo que hacemos es intentar proponer cosas que creemos que pueden hacer para que el procedimiento funcione mejor. Es verdad que hay ciertas reticencias al principio, pero, cuando nos dejan hacer, el resultado es positivo y luego la gente lo valora y cambia un poco la percepción. No se trata de discutir, sino de realizar acciones que acaben dando un resultado, que es lo que hace que ese cambio cultural vaya calando.

-Una de las cuestiones administrativas que más conflicto trae es la cita previa. ¿Van a regularla de alguna forma?

-De momento, la vamos a incluir en la nueva carpeta ciudadana. Cuando llegamos a esta dirección general, cada Conselleria había hecho la guerra por su cuenta y Sanidad gestiona cientos de miles de citas previas con su propio sistema y no lo vas a desmontar. De primeras, hemos intentado ver todos los sistemas de citas previas que tienen y, por lo menos, englobarlos dentro del mismo sitio, aunque luego redirija a su sistema propio. A partir de ahí, seguiremos trabajando para que el proceso de pedir una cita sea lo más sencillo posible.

-¿Considera que falta un sistema de información más integrado entre administraciones?

-Hay sistemas, pero se podría intercambiar más información de la que intercambiamos a día de hoy. Son sistemas complejos. Por ejemplo, si quiero pedir al INE que me ceda el padrón no es fácil y ahí se podría trabajar mucho en un sistema mucho más ágil y sencillo.

-Pero, ¿hay algún proyecto en marcha?

-Trabajamos convenios con el INE, con el Colegio de Registradores por el tema de las titularidades, pero todo eso va a la Plataforma del Estado para Interoperar la Información, que tiene un trámite que podría ser bastante más ágil. Son proyectos que creo que se deberían de liderar, pero a nivel europeo.

-El adelgazamiento de la administración que se fijó el Consell, ¿ha sufrido algún retraso ante el gran volumen de trabajo provocado por las ayudas y la reconstrucción de la Dana? ¿Se han tenido que priorizar otros asuntos en detrimento de esta simplificación?

-Diría que lo contrario, que la Dana nos ha ayudado a validar ciertas ideas que teníamos en mente y que nos iban a costar más. De hecho, pusimos un asistente virtual basado en inteligencia artificial generativa en la web de 'Ací Ara', en la que están todos los temas de relacionados con la emergencia, y que ayudaba en la gestión de las ayudas. Resulta que fue el primer asistente conversacional que se puso en marcha para la ciudadanía a niveles estatal. Fue algo que en el momento ni lo pensamos, pero que se precipitó por la emergencia. También pusimos en marcha una oficina virtual de atención a ciudadanía donde donde tú te conectabas en una videollamada, detrás había un funcionario y sin certificado digital, te gestionaba la ayuda y te la tramitaba electrónicamente. Por tanto, validamos muchas herramientas que teníamos pensadas, pero que en la vida normal nos hubiese costado meses poner en marcha y se aceleró esa simplificación. Al final, con las emergencias lo que acaba pasando es que das un salto cualitativo.

-¿Cómo puede afectar a la simplificación administrativa el hecho de que haya municipios que hayan paralizado licencias y que, además, se esté revisando toda la normativa urbanística valenciana, una de las más complejas y farragosas?

 -He estado en las reuniones de la nueva Ley que sustituirá la LOTUP y lo que se busca es la simplificación desde el origen. Por tanto, ese mensaje ya está dentro de la administración y esa norma nacerá ya simplificada, lo cual nos va a ahorrar ese trabajo. Me consta que tanto el director general como todo su equipo están muy implicados con la simplificación y facilitar la actividad económica. Hay voluntad política de que no hay servicios sociales sin actividad económica y que una cosa tiene que ir ligada a la otra. No estamos diciendo de hacer ninguna barbaridad, sino de cumplir la ley, pero siendo lo más ágiles posible.

-¿Hay sectores que les habría gustado agilizar mucho más rápido?

-Medio ambiente, industria… Son sectores que tienen mucha ley básica y choca muchas veces lo que tú quieres o entiendes que debería ser con el límite de la ley del Estado o la directiva europea. A nivel legal, también tenemos impedimentos como la Ley de Contratos, por lo que todo es más rígido. Tenemos un sistema muy garantista y hay que entender que eso es un impedimento para ir más rápido. Por ejemplo, llevamos un año para licitar un contrato de 140.000 euros.

-Usted viene de la empresa privada, ¿qué metodologías se pueden aplicar a la administración pública?

-La manera de trabajar es totalmente diferente. Yo quiero cambiar un procedimiento en mi empresa y como mucho hablaré con el revisor del procedimiento, pero en la administración es un proceso eterno. No podemos pedir que las cosas vayan más ágiles y que eso sea una labor extremadamente infernal. Otro tema es que quiero evolucionar tecnológicamente, pero resulta ahora estamos pudiendo adquirir la tecnología que usábamos hace cinco años entre la licitación y la compra.

-¿Y cómo se puede solucionar eso?

-Para mí, hay que cambiar el modelo basado en un servicio, pero es también más caro. Desde luego, con lo que tardamos en contratar es imposible que estemos al día en tecnología y que queramos que la administración sea tecnológicamente moderna.