VALÈNCIA. Agendas de papel, mensajes de WhatsApp, llamadas a una secretaria o largas esperas en los pasillos con la esperanza de encontrar unos minutos libres en la consulta. La relación entre los representantes de los laboratorios y los profesionales sanitarios continúa organizándose en muchos hospitales mediante fórmulas informales y muy diferentes entre sí. La valenciana Qualitime ha puesto el foco en esa falta de orden para crear un sistema que permite a los médicos decidir cuándo reciben a la industria sanitaria, controlar quién entra en determinadas áreas de los centros y generar información agregada sobre esas visitas.
Al frente del proyecto está Toni López, fundador de la compañía y profesional con dos décadas de experiencia en la industria farmacéutica y en el sector de los dispositivos médicos. Fue durante sus años recorriendo hospitales de toda España cuando detectó que el modelo de promoción sanitaria apenas había evolucionado. Los laboratorios continuaban enviando a sus redes comerciales a los centros sin una cita formal o con reuniones acordadas a través de canales dispersos, mientras los facultativos trataban de encajar las visitas dentro de unas agendas marcadas por la presión asistencial.
"Los laboratorios tienen redes comerciales que van a los hospitales sin cita o con una cita muy informal, organizada por WhatsApp, en una agenda de papel o a través de una secretaria. Es un sistema muy heterogéneo", explica López. A ello se suma que un médico puede recibir entre 30 y 60 visitas al mes, aunque no todas le aportan información relevante. "Los propios médicos me decían que, de todos los delegados que recibían, solo cinco o seis les aportaban verdadero valor. El resto les robaba tiempo", recuerda.
El problema afecta también a los representantes de la industria, que recorren largas distancias, organizan rutas por distintos centros y pueden pasar horas esperando sin llegar a hablar con el especialista. "Lo sufre el médico, porque tiene una enorme presión asistencial y está recibiendo interrupciones, pero también el delegado comercial, que hace muchos kilómetros para desarrollar su trabajo y puede pasar mucho tiempo en un pasillo sin ser atendido", señala.
De las "visitas improvisadas" a las "reuniones científicas"
La primera solución planteada por Qualitime fue trasladar esa relación a una agenda digital. En la plataforma, el profesional sanitario establece unas franjas horarias concretas y el delegado solicita una cita dentro de los espacios disponibles. El encuentro deja así de depender de la ruta comercial del laboratorio o de la posibilidad de localizar al médico y pasa a celebrarse cuando el facultativo considera que puede atenderlo.
"Empezamos a cambiar lo que eran visitas de pasillo por reuniones científicas. La idea es que se vaya a ver al doctor cuando a él le viene bien, no cuando el hospital encaja dentro de la ruta del delegado", explica López. La compañía permite a hospitales, servicios médicos y clínicas establecer sus propias reglas para recibir a laboratorios y proveedores, de manera que cada centro decide qué profesionales pueden acceder, en qué horarios y bajo qué condiciones. La plataforma ha evolucionado durante sus casi tres años de actividad y se ha dividido en tres capas. Qualitime se encarga de organizar las citas; QualiPass registra el acceso y la salida de proveedores en determinadas instalaciones; y QualiMetrics transforma la actividad generada por ambas herramientas en indicadores agregados para hospitales y compañías sanitarias.
Los centros pueden conocer cuántos laboratorios visitan sus instalaciones, qué servicios concentran una mayor actividad o qué grado de saturación existe en determinados momentos. La industria, por su parte, puede analizar dónde trabajan sus delegados, cuánto tiempo efectivo dedican a reunirse con los médicos y cómo se distribuyen sus visitas. Se trata, según el fundador, de una información que los hospitales no habían tenido hasta ahora de manera estructurada. "Los centros nos decían que nunca habían contado con visibilidad sobre quién estaba entrando en sus hospitales, cuántos delegados acudían a un determinado punto o qué impacto tenía esa actividad tanto sobre el consumo como sobre el tiempo del médico", explica. "De toda esa ordenación aparecen datos que antes no existían".
Trazabilidad en los quirófanos
Qualipass amplía ese control a zonas restringidas como los quirófanos, donde algunos proveedores acceden para prestar apoyo técnico a los equipos médicos durante determinadas intervenciones. López señala que varias sociedades científicas han advertido de que estos espacios corren el riesgo de convertirse en "un escaparate de marketing", especialmente cuando la presencia del representante va más allá de la asistencia estrictamente necesaria. El sistema obliga a vincular cada entrada a una autorización y a registrar tanto el acceso como la salida. De esta manera, la gerencia puede saber quién se encuentra dentro del centro, a qué intervención está asociado y durante cuánto tiempo permanece en las instalaciones. "El quirófano es una zona restringida en la que están el equipo médico y un paciente. Los gerentes quieren tener trazabilidad de quién entra y sale, y hasta ahora ese control no siempre estaba estructurado", apunta.
Para López, la plataforma no pretende eliminar la relación entre los médicos y la industria, sino hacerla más útil y transparente. Considera que estos encuentros siguen siendo necesarios para trasladar novedades, formación continuada, información sobre nuevos productos o posibles contraindicaciones, pero sostiene que deben estar vinculados a un interés real del profesional sanitario y no únicamente a los objetivos comerciales de cada laboratorio. "Esa relación entre la industria y los médicos es necesaria e imprescindible, pero debe ser más eficiente", afirma. "Lo que proponemos es una autorregulación pública, trazable y transparente que ayude a que todo el proceso sea también más ético".
Menos visitas, pero de más calidad
El cambio generacional entre los profesionales sanitarios también está modificando la forma en la que se relacionan con los laboratorios. Los médicos más jóvenes tienen acceso inmediato a una gran cantidad de información científica y clínica, por lo que, según López, reclaman menos visitas y un contenido más especializado. "No quieren que un laboratorio venga a verlos una vez al mes simplemente porque tiene un indicador comercial que cumplir. Quieren menos visitas y que, cuando se produzcan, les cuenten algo relevante", explica. Esta evolución también se observa entre las nuevas generaciones de visitadores médicos, que buscan reducir los desplazamientos improductivos y disponer de una agenda más previsible.
El fundador reconoce que la implantación de este tipo de tecnología genera diferentes reacciones dentro del sector. "La ve bien quien quiere cumplir con su trabajo y ser más eficiente. Hay también quien prefiere que todo siga funcionando de una manera informal", señala. En su opinión, las exigencias internas de compliance de las propias farmacéuticas y la normativa europea empujan, en cualquier caso, hacia una mayor transparencia en la comunicación de los avances científicos, evitando prácticas sesgadas o incentivos que puedan condicionar la relación.
El modelo también pretende garantizar unas condiciones de acceso similares para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Al desaparecer la negociación informal o la capacidad de insistir presencialmente en los pasillos, los laboratorios pequeños pueden solicitar una cita mediante las mismas reglas que las grandes multinacionales. "Si ordenamos las visitas con Qualitime, el sistema es equitativo para todo tipo de laboratorios. Da igual que sean grandes o pequeños. Eso permite que los médicos puedan conocer cualquier avance científico, con independencia del tamaño de la compañía que lo presenta", sostiene López.
Una suscripción que paga la industria
Cuando un hospital o una clínica decide implantar la plataforma, los delegados que acuden al centro son informados de que deben solicitar previamente una cita. El servicio se financia mediante una suscripción mensual o anual que paga la industria farmacéutica por cada uno de los representantes que utiliza el sistema. "Quien tiene el interés de promocionar los medicamentos o los productos sanitarios es la industria farmacéutica y, por tanto, es quien asume el coste", explica el fundador. La compañía trabaja ahora en la definición del precio de los informes generados a partir de los datos agregados, que podrán ofrecer una visión más amplia de la actividad comercial dentro de los centros.
La adopción está siendo más rápida entre los hospitales privados que en la sanidad pública, donde los procesos de implantación resultan más lentos. Qualitime trabaja, no obstante, en un proyecto piloto dirigido a este ámbito. Su planteamiento es que los hospitales públicos puedan utilizar gratuitamente la herramienta para organizar las visitas, aunque el acceso a informes específicos o a análisis avanzados sí tendría un coste. La plataforma está implantada, según la compañía, en los principales hospitales de Andalucía, en dos grandes grupos clínicos de Madrid y en centros hospitalarios de la Comunitat Valenciana, donde lleva trabajando desde hace alrededor de dos años. Qualitime cuenta actualmente con unos 200 clientes de laboratorios que operan en España y sitúa su tasa de abandono entre el 0,8% y el 1,2%.
Una ronda de 1,5 millones para acelerar su expansión
La empresa cerró en 2024 una primera ronda de inversión destinada a validar el mercado y prepara ahora una nueva operación de 1,5 millones de euros para el último trimestre de 2026. Ésta tendrá como objetivo acelerar el crecimiento en España antes de abordar la entrada en otros países europeos. Los recursos se destinarán a acudir a congresos, reforzar la relación con grupos hospitalarios y sociedades científicas y aumentar la implantación de la plataforma. La intención es convertir el sistema en un estándar dentro del mercado español y utilizar esa posición como base para su internacionalización.
Qualitime nació en el CEEI Valencia, donde López entró en contacto con el ecosistema de las startups, y en 2023 se incorporó a Lanzadera. El fundador considera que la compañía está creando en España una categoría que ya cuenta con referentes en Estados Unidos, aunque allí las soluciones están más centradas en controlar el acceso físico de los proveedores que en gestionar las citas con los médicos. "En Estados Unidos hay compañías que controlan la entrada a los hospitales y que han levantado rondas de alrededor de 200 millones de euros, pero no gestionan tanto los slots o las reuniones", explica. Qualitime aspira a integrar ambas dimensiones y añadir una tercera: los datos obtenidos a partir de toda esa actividad.
López sostiene que el problema se repite en la mayor parte de los países desarrollados, especialmente en aquellos donde el coste de los medicamentos es asumido total o parcialmente por el sistema público. "El modelo de promoción es prácticamente el mismo en Estados Unidos, Europa o Asia. Allí donde existe un sistema de financiación del medicamento, como España o Italia, también existe esa promoción de la industria hacia el médico", señala. "La palanca está en el hospital, que es quien dice que la industria debe acudir con orden y criterio y establece cuándo puede acceder”, concluye López. “Estamos intentando capturar esta categoría en España, convertirla en un estándar y después dar el salto a otros mercados europeos".
