Matemáticos de la UJI proponen un decálogo para organizar congresos virtuales en tiempo no real

CASTELLÓ. Un equipo de investigación formado por profesorado del Departamento de Matemáticas de la Universitat Jaume I de Castelló ha propuesto un decálogo de normas para organizar un congreso virtual asíncrono, es decir, en tiempo no real. El trabajo realizado por Anna Arnal, Irene Epifanio, Pablo Gregori y Vicent Martínez ha sido recientemente publicado en PLOS Computational Biology, una revista de contenido abierto de la Public Library of Science.

Para desarrollar el decálogo, el personal investigador ha empleado su experiencia en la organización del congreso 100% virtual ATIDES -Avances en Tecnologías, Innovación y Desafíos de la Educación Superior- que tiene lugar bianualmente -en octubre de 2020 celebrará su tercera edición- y que se enmarca dentro de la estrategia del Consejo de Dirección de la UJI de impulsar políticas y acciones para el fomento de la universidad digital.

Actualmente, las restricciones impuestas por la pandemia del coronavirus impiden la realización de congresos presenciales, pero no en línea. Las conferencias virtuales en tiempo real emulan la estructura de las conferencias presenciales mediante el uso de herramientas como la videoconferencia para conectar a las personas participantes en la reunión virtual, según ha informado la UJI en un comunicado.

El objeto de estudio del equipo de matemáticos de la UJI se ha centrado en las conferencias web en tiempo no real, donde una plataforma web conecta a los participantes, pero el acontecimiento no tiene lugar en directo y la comunicación se puede realizar a través de publicaciones en un foro que, en ocasiones, puede desarrollarse durante horas o días.

De acuerdo con el análisis realizado por el equipo de investigación, las ventajas de las conferencias web en tiempo no real, que comparten con las conferencias web en tiempo real, son que favorecen la conciliación familiar y la participación de personas con un presupuesto escaso para viajar, convirtiéndose en más participativas e inclusivas.

Más inclusivas

En concreto, benefician especialmente a las mujeres que no pueden viajar por embarazos, lactancia o por ser cuidadoras de niños o mayores, y son más inclusivas porque favorecen la participación de personas con movilidad reducida por discapacidad o por la criminalización de la homosexualidad, que está penalizada en el 40% de los países.

Pero, además, la interacción asincrónica permite a las personas asistentes tener más tiempo para reflexionar las preguntas y comentarios, y a los autores de los trabajos, las respuestas. Este hecho compensa, en opinión de los investigadores, la falta de interacción social frente a frente, porque los foros dan lugar a discusiones tan estimulantes como las que hay en las unconferences -conferencias donde asistentes y ponentes tienen un papel más participativo y activo- y la asincronía permite a todo el mundo participar sin preocuparse por las diferencias horarias. Y solucionan, también, la dicotomía de las sesiones paralelas, donde los asistentes tienen que elegir entre asistir a unas y perderse las otras.

Otras de las ventajas de este tipo de conferencias sería la no dependencia de la tecnología, porque no es necesario ningún software de videoconferencia ni una conexión a Internet estable o con determinado ancho de banda; y la disminución del coste de organización, lo que permitiría disminuir la tarifa de registro y favorecería el acceso de gran parte de personas, quienes además podrían usar las herramientas de traducción que proporciona la red para acceder a los contenidos, e incluso permitiría la participación de personas con discapacidad auditiva.

Por último, servirían también para reducir el calentamiento global y serían más sostenibles al evitar parte del impacto medioambiental que supone el desplazamiento de muchas personas para el tiempo de su duración.

En el artículo publicado en PLOS Computational Biology, el equipo investigador presenta un decálogo de aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar conferencias virtuales asíncronas, como establecer un comité organizador y científico con conocimiento de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), establecer un correcto calendario de acontecimientos y estudiar qué fechas son las más indicadas, contar con un equipo experto en tecnologías de la información para el alojamiento web y las tareas digitales, elegir una plataforma visible y amigable para facilitar la participación y aumentar la visibilidad de la conferencia o congreso, así como un dominio corto y fácil de recordar.

También habría que desarrollar la web y el espacio virtual de la conferencia o congreso, incluyendo palabras como 'conferencia web', 'asincrónico' o 'no en tiempo real', para que aparezcan entre las investigaciones de las personas que buscan este tipo de acontecimientos; realizar una buena campaña de difusión, avanzando el inicio de la misma y haciendo recordatorios periódicos; contar con un sistema que garantice la confidencialidad de los trabajos presentados y su revisión por el comité científico; crear un espacio de trabajo por cada conferencia para mejorar la comunicación entre las personas que presentan una comunicación y los asistentes; promover que el contenido de las presentaciones sea accesible en varias lenguas y analizar los datos y obtener comentarios una vez finalizada la actividad.