Voicit, resúmenes automáticos de reuniones y entrevistas para ahorrar tiempo

VALÈNCIA. La inteligencia artificial ha llegado para revolucionar todas las áreas, también la de las reuniones.Una tarea en la que se ha adentrado la compañía Voicit, cuyos fundadores han desarrollado una herramienta que permite que las empresas puedan extraer los datos más importantes de las reuniones sin tener que anotar nada. "Somos una herramienta que genera un resumen automático para que ese usuario pueda centrarse en la conversación y no tenga que distraerse en ningún momento, exprimirla al máximo y que todo quede documentado automáticamente", explica Álvaro Arrescurrenaga, CEO de la compañía.

Arrescurrenaga señala que existen muchos trabajos en los que se dedica hasta un tercio de la jornada laboral en escribir un acta. "Estamos trabajando en en resúmenes automáticos adaptados a cada caso de uso dependiendo del tipo de reunión", explica. "No es lo mismo que una reunión sea de una entrevista a un candidato y solo se necesite extraer una información determinada a que sea una reunión de equipo".

La compañía, acelerada en Lanzadera, utiliza un plugin en Google Chrome para resumir directamente las reuniones que se graban a través de videollamada, pero también es posible subir el audio en su plataforma para obtener el texto abreviado. Un resumen que se realiza con diferencias temáticas y donde además se remarca lo más destacado y repetido de dicha reunión. Un desarrollo que también lo están usando en el mundo del podcast. 

Aunque a día de hoy estos modelos no son perfectos al interpretar nombres de empresas u otras palabras de nueva creación, para el CEO de Voicit es una base que genera un gran ahorro de tiempo. Una idea que nació en la época de la pandemia, dado el cúmulo de reuniones ineficientes. "Pensamos que había que hacer algo para que estas reuniones fueran más productivas. Entonces, nos pusimos a pensar qué podíamos hacer para optimizar todos los procesos", recuerda.

Al principio, se convirtieron en una herramienta que generaba una transcripción y se podían tomar notas automáticas. Sin embargo, el avance de la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural se convirtió en una oportunidad dado que, según explica, en las reuniones se pierde hasta el 40% de la información. "De media, se da una inversión solo en documentar reuniones de 7.000 euros por empleado al año", recalca. Por otra parte, están las empresas que no documentan sus encuentros y las decisiones se toman basadas en la desinformación.

Ahora, buscan llevar la solución para la desinformación un paso más allá. Para ello, han creado un sistema de inteligencia que permite  acelerar el proceso de búsqueda de información de las reuniones. "Simplemente, tienes que hacer preguntas sobre lo que quieres buscar dentro de la información de una o varias reuniones y te da la respuesta al momento sin tener que buscar entre ellos", explica.

Mientras, su visión de futuro está puesta en un modelo de análisis, en el que tras analizar múltiples reuniones pueda extraer conclusiones de esta información. "Esto ayudaría a la empresa a tener bajo control toda la información de las reuniones dentro de la compañía y reducir el riesgo de la toma de decisiones", señala. A día de hoy, su modelo de negocio pasa por una suscripción mensual. Su primer cliente ha sido Lean Finance, consultora financiera de Sevilla, donde utilizan la herramienta, entre otras cuestiones, para mandar a sus clientes resúmenes de las reuniones de forma rápida.