Cómo la IA Generativa (IAGen) puede transformar los despachos profesionales

En el reciente informe “Gartner 2024”, se destacan dos tecnologías clave que están transformando la productividad en el entorno laboral: la inteligencia artificial generativa (IAGen) y los gráficos de conocimiento. Estas, combinadas con la automatización, están teniendo un fuerte impacto en los trabajos cotidianos, alterando la forma en que las empresas gestionan procesos, toman decisiones y optimizan recursos.

La IA generativa tiene la capacidad de producir contenido original en múltiples formatos, como texto, imágenes, videos, música, voz e incluso código, lo que la convierte en una herramienta esencial para mejorar la productividad en diversas áreas. Según dicho informe, la IAGen no solo facilita la automatización de tareas repetitivas, sino que también añade valor mediante la generación de contenido personalizado y relevante, permitiendo a las empresas agilizar procesos creativos y administrativos. Para el caso concreto de los despachos profesionales, como bufetes de abogados, consultorías y firmas contables, la IAGen representa una herramienta poderosa en áreas tales como la creación de contenido, el análisis y la búsqueda de información o la interacción con los clientes. Veamos.

En lo referente al área de generación de contenido, la creación y revisión de documentos en los despachos profesionales puede ser muy repetitiva y consumir mucho tiempo. La IAGen puede automatizar la redacción de esos documentos. Por ejemplo, en los contratos y acuerdos, puede revisar grandes volúmenes de documentos en busca de cláusulas erróneas o inconsistencias legales, reduciendo significativamente los tiempos de entrega y minimizando errores humanos.

Los despachos profesionales suelen crear informes personalizados para cada cliente, ajustados a las necesidades y circunstancias específicas. Para incrementar la calidad de sus contenidos, la IAGen puede procesar grandes cantidades de datos para generar informes detallados (para auditorías contables, resúmenes de litigios o análisis de riesgos legales o financieros), con una personalización adaptada a cada caso. Además, la capacidad de sintetizar y adaptar la información hace que los dosieres sean más fáciles de entender para el cliente, mejorando la comunicación, lo que podríamos denominar lectura facilitada (Ver proyecto ClearTEXT de CENID).

En cuanto a la interacción con los clientes, los bufetes pueden beneficiarse de asistentes virtuales avanzados impulsados por IA generativa. Estos asistentes no solo pueden gestionar consultas básicas de clientes y realizar seguimientos automatizados, sino que también pueden proporcionar respuestas precisas a preguntas legales o financieras frecuentes. Esto permite una atención al cliente permanente, más rápida y eficiente, sin necesidad de interacción constante por parte de los profesionales (Ver asistente virtual Aitana de la Universidad de Alicante desarrollado por CENID)

En cuanto al análisis y búsqueda de información, la IAGen es capaz de realizar búsquedas en bases de datos masivas de jurisprudencia, leyes y normativas fiscales, simplificando el proceso de investigación. Por ejemplo, los abogados pueden utilizarla para obtener rápidamente datos sobre casos previos similares a los que están gestionando, mientras que los contables pueden identificar cambios legislativos que afecten a los impuestos de sus clientes. Esto permite a los profesionales centrarse en tareas más complejas y estratégicas, de mayor valor, en lugar de dedicar tiempo a la búsqueda de información.

Entonces, ¿Qué beneficios tiene la IAGen? incrementar la capacidad de generar documentos, realizar investigaciones y atender a los clientes de manera más rápida optimiza los flujos de trabajo, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y costes; minimiza el riesgo de errores humanos al procesar y revisar grandes volúmenes de información con alta precisión; mejora la calidad del trabajo y reduce la probabilidad de problemas legales o financieros; por tanto, permite a los despachos ofrecer servicios más ágiles y efectivos, lo que les da una ventaja competitiva. Al automatizar procesos clave, pueden reducir tiempos de respuesta, ofrecer un servicio más preciso y abordar una mayor variedad de casos con el mismo personal.

¿Y los riesgos? Sin duda alguna la implantación de la IAGen en despachos profesionales tiene muchos beneficios, pero también existen algunos riesgos, desafíos o decisiones que tomar para su implantación. El principal riesgo es la privacidad y la protección de los datos, ya que los despachos manejan información sensible y confidencial. Estos aspectos hay que abordarlos desde dos posibles orientaciones en su potencial implantación: IAGen personalizada e IAGen democratizada, veamos sus pros y contras de cada una.

Implantar IAGen personalizada en un despacho profesional implica una inversión significativa en términos de software, infraestructura tecnológica y capacitación del personal, sin embargo, la información, los datos del despacho están bajo su custodia, lo que representa una gran ventaja.

Implantar la IAGen democratizada representa la disponibilidad y la accesibilidad de herramientas y tecnologías de IAGen para una amplia variedad de usuarios y sectores, más allá de los expertos técnicos o grandes corporaciones. Esta democratización implica que cualquier persona puede acceder, utilizar y beneficiarse de la IA generativa en sus actividades diarias o profesionales. En estos casos, lo primordial es determinar el uso y custodia de los datos, puesto que existe el riesgo de perder la privacidad y protección de los mismos, lo que supone el principal riesgo.

En este escenario, ¿qué proponemos? Desarrollar IAGen democratizada con acceso privado a los datos de cada despacho profesional, teniendo en cuenta la singularidad de cada despacho y obteniendo garantías de que los datos están protegidos, dado que los despachos profesionales manejan información sensible, y la seguridad es primordial. La IAGen debe ser implantada cumpliendo estrictas normativas de privacidad y protección de la información.

Como conclusión podemos destacar que la IA generativa no solo es una herramienta que automatiza tareas repetitivas en despachos profesionales, sino que también es un catalizador para la transformación digital, mejorando la eficiencia y la competitividad. Los beneficios a largo plazo son claros: mayor productividad, mejor servicio al cliente y una capacidad superior para abordar tareas más estratégicas. La clave para el éxito radica en que los despachos logren integrar la IA como una herramienta que potencie a sus profesionales, permitiéndoles centrarse en tareas de mayor valor y creatividad.

Este artículo ha utilizado la IA Generativa (ChatGPT 3.5, ChatGPT 4o y Aitana) a partir del redactado inicial con las principales ideas y la estructura propuesta por el autor, es un ejemplo claro del uso de la IAGen en creación de contenido. Manuel Palomar 2024

Manuel Palomar es director del centro de Inteligencia Digital, ex rector y profesor de la Universidad de Alicante y miembro de Honor del Foro de Debate Económico Germán Bernácer